Курсы электронного документооборота в Беларуси

Электронный документооборот начинается не с программы, а с правил: какой документ считается подписанным, как его регистрировать, где и сколько хранить. Документы в электронном виде допускаются во всех сферах деятельности, а управленческие документы можно фиксировать и на бумаге, и на электронном носителе. Курсы этой темы учат вести такой документооборот в системе, например в 1С. Они пригодятся секретарям, делопроизводителям, кадровикам и тем, кто внедряет систему в своей организации.

Подпись, реквизиты, регистрация

Электронный документ должен иметь все обязательные реквизиты, как и бумажный. Подпись от руки заменяет электронная цифровая подпись или иной аналог собственноручной подписи. Подписывают документ, вырабатывая ЭЦП личным ключом того, кто указан в реквизите «Подпись». Регистрируют электронные документы по тем же требованиям, что и бумажные. Выходит, основные требования те же, отличается прежде всего подпись.

Это напрямую касается и кадровиков. Наниматель может совершать правовые действия в электронной форме, так что приказы и уведомления работникам тоже могут оформляться без бумаги. Смежная тема для них: кадровое делопроизводство.

Сроки хранения и архив

Электронные документы хранят столько же, сколько аналогичные бумажные. Бывают и гибридные дела, где в одном деле лежат бумажные и электронные документы. А когда делопроизводство закончено, хранение электронных документов в архиве обеспечивает информационная система архива организации. Сроки передачи дел в архив и экспертиза ценности разобраны в теме архивного дела.

Чему учат на курсах по 1С

Если программа построена вокруг системы 1С, на занятиях разбирают интерфейс, настройку системы под нужды организации, регистрацию и обработку документов, бизнес-процессы согласования и исполнения, отчёты, работу с архивом документов и мобильный доступ. Если ваша организация уже работает в 1С или только выбирает систему, это прямой путь. Другая программа? Тогда курс по 1С даст логику процессов, а кнопки придётся осваивать заново. Новичку проще начать с роли пользователя: зарегистрировать входящее, отправить его по маршруту согласования и увидеть, как оно возвращается с резолюцией. Настройку справочников и маршрутов разумно оставить на потом, когда логика процессов уже понятна.

Как выбрать курс электронного документооборота

Сравните программу со своими ежедневными задачами и проверьте:

• Работаете ли вы руками в учебной базе, а не смотрите демонстрацию с экрана преподавателя.
• Показывают ли подписание ЭЦП и маршруты согласования, а не одну регистрацию входящих.
• Опирается ли программа на белорусские правила делопроизводства, а не на чужие образцы.
• Что вам нужно: ежедневная работа пользователя или настройка системы под организацию. Второе ближе к администрированию.
• Останутся ли у вас материалы занятий, чтобы через неделю повторить сложный шаг без преподавателя.

Переход на электронные документы пугает тех, кто привык к папкам. Но реквизиты, регистрация и сроки хранения в основном подчиняются тем же правилам, что и у бумажных документов, а новое касается прежде всего подписи и устройства дел. Привыкнуть проще, чем кажется. Если вы ведёте приёмную, загляните и в тему секретаря и офис-менеджера.