Курсы секретаря и офис-менеджера в Беларуси

Секретарь и офис-менеджер держат документооборот и приёмную: регистрируют входящие и исходящие, готовят письма и приказы по стандарту оформления, ведут номенклатуру дел, формируют дела и передают их в архив, принимают звонки и посетителей, организуют встречи руководителя. На курсах учат общему делопроизводству, а в части программ секретарский блок идёт вместе с обязанностями инспектора по кадрам. Очные группы работают в 16 городах, остальным подойдёт онлайн. Форматы занятий разные: мини-группы, обычные группы и индивидуальные занятия.

Что придётся делать руками

Регистрация: каждое входящее письмо получает индекс и попадает в журнал или в систему, у него появляется срок исполнения и исполнитель, за которым нужно ходить. Исходящие письма вы пишете сами: реквизиты, адресат, ссылка на предыдущее обращение, подпись и дата по стандарту оформления. К концу года номенклатура дел, затем формирование дел: что подшивается вместе, сколько хранится, что уходит на постоянное хранение, а что уничтожается по акту. Плюс приёмная: телефон, посетители, календарь руководителя, командировки, встречи. Работа спокойная только на вид. В приёмной сходятся все сроки компании, и забытое письмо становится проблемой не секретаря, а директора.

Привычки, которые стоит выработать сразу

Главный риск в приёмной связан не с бумагами, а со сроками. Письмо зарегистрировали, исполнителю передали, а контроль никто не поставил, и через две недели выясняется, что ответ так и не ушёл. Поэтому у каждого входящего с поручением сразу должен появиться контрольный срок, а после ответа отметка об исполнении. Дела удобнее формировать по номенклатуре с первого дня, чем разбирать стопку в декабре. Календарь руководителя лучше вести один, общий для всех, кто назначает встречи. Иначе две встречи рано или поздно встанут на одно время.

Референт, секретарь-референт, офис-менеджер

В вакансиях и названиях курсов эти слова ходят вперемешку, хотя равными не являются. В вакансии коммерческой компании за словами секретарь-референт стоит набор задач конкретного нанимателя. Читайте не заголовок, а список обязанностей. Где-то за ним приёмная руководителя и деловая переписка, где-то жизнеобеспечение офиса и закупки, где-то делопроизводство вместе с кадрами в одном лице.

Куда расти дальше

Обычно дорога расходится на две. Первая ведёт в документы: хранение, ведение и передача дел, отсюда архивное дело и электронный документооборот. Вторая ведёт к людям и оформлению трудовых отношений, то есть в кадровое делопроизводство, где вместо писем и приёмной работают приказы, договоры и отчётность в фонд социальной защиты. Объединённая программа тем и удобна: секретарский и кадровый блок идут рядом, а решение можно отложить до практики.

Как выбрать курс

• Регистрируете ли вы документы и составляете номенклатуру дел сами, на своих бумагах и в журнале.
• Учат ли оформлению по государственному стандарту, а не по привычкам одного офиса.
• Входит ли кадровый блок: приказы, трудовые договоры, личные дела.
• Работаете ли в системе электронного документооборота или всё остаётся на бумаге.

Секретарь редко остаётся секретарём надолго: через приёмную видно всю компанию, и через год человек обычно уже знает, куда ему интереснее, в документы или в кадры. Поэтому первый курс выбирают не по названию должности, а по тому, сколько в нём практики с реальными бумагами.